Comment connaître les contraintes budgétaires permet une meilleure réalisation du projet.

Un projet se définit par trois contraintes :

• les fonctionnalités souhaitées,
• la date de fin de projet,
• le budget alloué.

En tant que client il est évident qu'il est nécessaire de fournir au prestataire la liste des fonctionnalités ainsi que la date de livraison afin de permettre à ce dernier d’établir un devis.

Si ces deux contraintes suffisent à réaliser une estimation du coût, connaître le budget est essentiel afin de permettre au prestaire de pouvoir conseiller le client mais également de définir la faisabilité du projet.

La liste des fonctionnalités

Le client a une idée plus ou moins précise de ses besoins. Ces besoins sont généralement remis au prestataire sous forme d’un document écrit, généralement baptisé "cahier des charges". Ce document, rarement réalisé par un professionnel, devra être considéré comme un cahier d'intentions et analysé afin d’établir précisément la liste des fonctionnalités souhaitées. Il faut généralement plusieurs rendez-vous d'avant-projet afin de définir une liste précise des fonctionnalités souhaitées.

Une fois cette liste validée, il est possible d'estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque fonctionnalité et d'établir le nombre de jours/homme nécessaires à la réalisation du projet.

Date de fin de projet

La date de fin de projet, combinée à l’estimation du nombre de jours/homme obtenue grâce à la liste des fonctionnalités, permet de déterminer la taille de l’équipe ainsi que les coûts liés à cette dernière.

Le budget

Pour le client, définir un budget oblige à réfléchir à l'investissement et évaluer l'enveloppe dans laquelle le projet est viable.

Pour le prestataire, connaître le budget permet de voir immédiatement si l’estimation définie précédemment le dépasse et, le cas échéant, d’imaginer des solutions afin de rester dans l'enveloppe donnée.

Connaître le budget est donc le seul moyen d’établir la faisabilité du projet et éventuellement de donner la possibilité au prestataire de proposer au client des solutions mieux adaptées.

Conclusion

Le client ne sait pas forcément bien définir ses besoins et ne connaît pas l’étendue des possibilités. C'est la raison pour laquelle il consulte le prestataire en tant que spécialiste dans son domaine. C’est donc à ce dernier de conseiller le client, de l’aider à établir les besoins du projet afin qu'il puisse voir le jour. Ce rôle est simplement impossible à tenir s'il n'a pas une idée du montant que son client est prêt à investir dans le projet.

Connaître le budget ne signifie pas qu’il n’y a pas de mise en concurrence possible. C'est une limite maximale et non une somme à atteindre. De plus cela ne dispense pas le prestataire de fournir un devis estimatif détaillé.

Un projet ainsi plannifié est généralement plus cohérent ce qui assure au client un résultat optimal et ne peut que l'inciter à confier de nouveau projet à ce prestataire.