Lorsque votre client prend son temps ou refuse simplement de vous payer une facture il est vital d’avoir bien préparé le terrain.

L’accord

En droit français un accord oral suffit. Tout le problème est de pouvoir apporter la preuve de cet accord.

Pour pouvoir justifier votre facture il vous faut donc pouvoir apporter une preuve de l’accord conclu entre vous et votre client. Pour cela le plus sûr est d’avoir l’original du devis signé ou l’original du contrat signé pour les cas plus complexes. À défaut tout autre preuve irréfutable de cet accord peut être utile.

Freelancer permet à vos clients de valider vos devis en ligne. Vous pouvez ainsi avoir une preuve de l’accord et commencer à travailler sans attendre l’original signé.

Définir l’accord

Typiquement l’accord est défini selon les besoins via un devis, un avenant ou un contrat. Ce document signé est la preuve de l’engagement de votre client envers vous et respectivement de votre engagement à réaliser les prestations mentionnées.

Pour la rédaction de vos prestations consultez la fiche dédiée à la rédaction d’un devis.

En plus des prestations et du prix l’accord doit obligatoirement préciser les points suivants :

• Le délai de paiement
• Les pénalités de retard

Le délai de paiement

Si aucun délai n’a été explicitement convenu la loi précise que le paiement devra être effectué sous 30 jours après la fin de la prestation. La facture devrait donc être émise dès la fin de la prestation.

Vous êtes libre de définir avec votre client un délai de paiement différent tant qu’il ne dépasse pas 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Attention, si vous souhaitez préciser un délai spécifique il est obligatoire de le mentionner dès votre devis afin qu’il ne puisse pas y avoir de contestation de la part de votre client.

Les devis et factures créés avec Freelancer comportent automatiquement l’ensemble des mentions obligatoires dont les délais de paiement que vous pouvez personnaliser au cas par cas.

Si vous prévoyez un paiement en plusieurs fois pensez à définir les dates de paiement. Il vous faudra ensuite créer une facture “payable à réception” pour chacun des paiements.

Les pénalités de retard

Les pénalités de retard fixées par la loi ont pour objet d’indemniser le Freelance de la perte des intérêts qu’il aurait perçus s’il avait placé l’argent en banque.

Il est possible de modifier le taux d’intérêt et même d’y ajouter un montant forfaitaire.
Comme précédemment ces informations devront figurer sur votre devis afin qu’elle puissent être acceptées par le client.

Attention, en cas de procès, si le montant défini par les pénalités de retard est jugé trop important le juge pourra les réduire (sans pour autant descendre en dessous du montant fixé par la loi).

Planifier les problèmes

Il est utile de prévoir les problèmes en avance et d’indiquer la marche à suivre dans votre accord.

N’hésitez pas à faire appel à un avocat afin de rédiger un contrat type. Cet investissement sera largement rentabilisé par tous les problèmes qu’il peut vous éviter.

• En cas de rupture d’engagement de la part du Client le travail effectué sera facturé et ce même s’il n’est pas exploité ou exploitable en l’état par le Client.
• Tout retard pris sur les dates limites de livraison des documents sources entrainera un décalage de la date de livraison au minimum égal au nombre de jours de retard.

Constituer des preuves

ATTENTION, si possible demandez toujours un accompte. Son montant n’est pas forcément important mais le paiement de cet accompte apporte une preuve non contestable de l’accord.

Une fois votre devis signé en poche il est tout de même préférable de rester vigilant.

• Conservez les traces de vos échanges.
• Demandez toujours des validations écrites, signées si possible.
• N’acceptez jamais de réaliser des prestations supplémentaires sans avoir un avenant signé correspondant.
• Conserver systématiquement une copie des chèques avant de les encaisser.

Tous ces éléments seront utiles à votre avocat si jamais le client venait à refuser de vous payer.

Freelancer vous aide à créer et archiver les preuves tout au long de votre projet et en cas de conflit permet de remettre un dossier complet à votre acovat.

Relancer

Une fois le délai dépassé il vous faut relancer votre client. Il est conseillé de formuler votre relance par courrier ou email, vous en garderez ainsi une trace.

Une première relance par courrier ou email.

Rien reçu au bout de 8 à 15 jours ?

Recommencez sans oublier de mentioner le rappel précédent.

Pas de réponse ou de paiement au bout des 2 premières relances ?

Envoyez une nouvelle relance par courrier recommandé avec accusé de réception.

Votre client n’a toujours pas réagi après le courrier recommandé ?

Envoyez un courrier de mise en demeure, également en recommandé AR, précisant qu’à défaut d’un règlement sous 15 jours vous remettrez ce dossier à votre avocat.

Rien au bout des 15 jours ?

Consultez immédiatement un avocat ! Ce dernier pourra vous conseiller et établir une convention d’honoraire permettant d’estimer les frais engagés par une telle procédure.
Très souvent un simple courrier d’avocat reçu juste après la date limite permet de montrer votre détermination et suffit à ce que votre client retrouve miraculeusement son carnet de chèques.

Freelancer gère les relances pour vous, il vous avertit dès qu’un paiement est en retard et vous permet d’envoyer chaque courrier de relance en un clic.

IMPORTANT, Un courrier recommandé avec accusé de réception vous apporte une preuve légale. Le courrier recommandé AR est considéré comme reçu dès sa première présentation.

Dans le cas de l’absence du destinataire lors de la présentation d’un courrier recommandé AR ce dernier a 15 jours pour le chercher à la Poste. Passé ce délai le courrier vous sera renvoyé et est considéré légalement comme reçu par le destinataire.

Amende

La loi prévoit une amende de 15 000 € pour les mauvais payeurs.

Hélas, une fois que l’on connaît le détail, l’intérêt de cet amende est très limité :

• Une amende suppose une condamnation pénale, ce qui implique de faire un second procès.
• Comme il s'agit d’une amende, l’argent reviendra à l’État et non à vous.

Néanmoins la plupart de vos clients n’étant pas avocat, cela peut constituer une motivation efficace à placer dans un courrier de relance :

Je vous rappelle que conformément à la loi le fait de ne pas respecter les délais de paiement est puni d’une amende de 15 000 € (Article L441-6 du Code de Commerce).